Tarkvara

Valik sõltub sellest, kas ettevõttes on inimene, kellel on tööohutuse jaoks aega ja teadmisi:

• Ettevõttes on tööohutusega tegelev inimene ja dokumendid on olemas: sobib ainult tarkvara.
• Ettevõttes on tööohutusega tegelev inimene, aga riskianalüüs ja ohutusjuhendid on puudu või vananenud: sobib ProVITS pakett „VITS + dokumendinäidised“. Selles on tarkvara ja ProOhutuse dokumendinäidised.
• Ettevõttes ei ole töökeskkonnaspetsialisti või tal ei jätku aega kõigi ülesannete jaoks: sobib ProOhutuse töökeskkonnaspetsialisti teenus koos tarkvaraga.
• Ettevõte vajab spetsialisti abi, aga tarkvara mitte: sobib ainult töökeskkonnaspetsialisti teenus.

Kui sobiv valik ei ole selge, aitab ProOhutus valida.

Teenuse hind sõltub sellest, kui palju aega spetsialistil kulub. Kui juhendamised, allkirjad, tervisekontrollide tähtajad ja vahendite väljastamine on paberil ja Exceli tabelites, kulub suur osa tasustatud ajast nende kokkukogumisele, ajakohastamisele ja töötajatele meeldetuletamisele.

ProVITS pakettides teeb ProOhutuse spetsialist töö tarkvaras. Seal kinnitavad töötajad juhendid ise, tarkvara tuletab neile meelde ja kinnitused säilivad. Nii jääb sama tundide arvu eest rohkem aega sisulisele tööle: riskide hindamisele, töökohtade ülevaatusele ning juhtide ja töötajate nõustamisele. Ettevõte saab sama kulu eest rohkem tehtud tööd.

ProOhutuse töökeskkonnaspetsialist täidab ettevõtte töötervishoiu ja tööohutuse ülesandeid tarkvaras. Ta seadistab ettevõtte konto, sisestab andmed, lisab kasutajad ja õpetab neid tarkvara kasutama. Juhendamised, riskianalüüsid, tervisekontrollid ja tegevuskava on tarkvaras kirjas. Ettevõte näeb igal ajal, mis on tehtud ja mis on ootel, ilma et peaks spetsialistilt aruannet küsima.

Jah, kui ettevõttes on inimene, kes tööohutuse korraldamise enda kanda võtab, näiteks juht või personalitöötaja. Dokumendinäidistega paketis saab ta ProOhutuselt:

• riskianalüüsi näidise;
• 15–30 ohutusjuhendi näidist;
• 3 vormi;
• kuni 1 tunni konsultatsiooni.

Näidised kohandatakse oma ettevõttele. Tarkvara aitab neid töötajatele kinnitamiseks saata ja tähtaegu jälgida. Ligipääs tarkvarale avatakse ja näidised saadetakse hiljemalt 5 tööpäeva jooksul pärast tellimust.

Jah, ProOhutuse töökeskkonnaspetsialisti teenust saab tellida ka ilma tarkvarata. Koos tarkvaraga on kogu tehtud töö ettevõttele nähtav. Ajalugu jääb ettevõtte kontole ka siis, kui spetsialist vahetub või ettevõte võtab töö hiljem ise üle.

Tarkvara on mõlemal juhul sama. ProOhutuselt ostes saab ettevõte tarkvara koos tööohutusalase abiga, mida tarkvara arendaja ise ei paku:

• Töökeskkonnaspetsialist ja tarkvara ühest kohast. ProOhutus osutab töökeskkonnaspetsialisti teenust ja teeb selle töö ettevõtte tarkvarakontol. Ettevõttel on üks leping, üks arve ja üks kontakt nii tööohutuse sisu kui ka tarkvara küsimustes.
• Tarkvara täisfunktsionaalsus igas spetsialistipaketis. Kõigis PROVITS pakettides on tarkvara kõik võimalused, ka kõige väiksema spetsialistiteenuse mahuga paketis.
• Valmis dokumendid alustamiseks. Dokumendinäidistega paketis tulevad tarkvaraga kaasa ProOhutuse riskianalüüsi näidis, ohutusjuhendite näidised, vormid ja konsultatsioon. Dokumente ei pea nullist koostama.
• Seadistamine ja kasutajate õpetamine. Spetsialistipaketis seadistab ProOhutus konto, sisestab andmed ja õpetab kasutajad tarkvara kasutama.
• Paindlikkus. Kui vajadus muutub, saab ProOhutuse juures liikuda iseseisvalt kasutamiselt teenusega paketile või loobuda teenusest ja jätkata ainult tarkvaraga. Andmed jäävad samale kontole.
• Muud töökeskkonnateenused. ProOhutuselt saab tellida ka koolitusi, töökeskkonna auditeid ja riskianalüüsi koostamist.

Kui ettevõte vajab ainult tarkvara, ilma teenuse ja dokumendinäidisteta, saab selle osta ka otse VITS-ilt.

Ei. Tööandja kohustused ja vastutus töötervishoiu ja tööohutuse valdkonnas jäävad tööandjale ka siis, kui töökeskkonnaspetsialisti ülesandeid täidab ProOhutus. ProOhutus vastutab teenuse kvaliteedi eest.

Jah. Kui ettevõte loobub ProOhutuse teenusest või ProOhutus mingist hetkest teenust enam ei osuta, saab ettevõte tarkvara edasi kasutada ProOhutuse kaudu. Sel juhul pakub ProOhutus ainult tarkvara, mitte teenust. Kõik senised andmed jäävad kontole alles. Kui ProOhutuse ja VITS-i koostöö peaks lõppema, saab tarkvara kasutamist jätkata otse VITS-iga ja andmed jäävad samuti alles.

Jah. Töö võib üle võtta ettevõtte oma inimene või mõni teine teenusepakkuja. Ettevõte lisab ta tarkvaras kasutajaks ja annab vajalikud õigused. Kogu senine ajalugu jääb kontole alles: juhendamised ja kinnitused, riskianalüüsid, tervisekontrollid, vahejuhtumid ja tegevuskava. Tarkvara kasutusõigust saab ka sel juhul edasi osta ProOhutuselt.

Andmed kuuluvad ettevõttele ka siis, kui kontot haldab ProOhutuse töökeskkonnaspetsialist. Ettevõte saab ProOhutuse ligipääsu oma kontole igal ajal piirata või lõpetada. Dokumente, mille ProOhutus teenuse käigus ettevõtte jaoks koostas, näiteks riskianalüüsi, juhendeid ja tegevuskavasid, võib ettevõte oma tarbeks kasutada ka pärast lepingu lõppu.

Tarkvaras saab nõuda kaheastmelist autentimist kõigilt kasutajatelt ja töötajatelt. Kasutajatele saab sisse lülitada sisselogimise Smart-ID, Mobiil-ID või ID-kaardiga. Iga kasutaja õigusi saab piirata valdkondade ja osakondade kaupa. ProOhutuse töötajad kasutavad tarkvaras isikustatud kontosid ja kaheastmelist autentimist. Töötajate isikuandmete vastutav töötleja on ettevõte, ProOhutus töötleb neid volitatud töötlejana.

Tarkvara aitab täita ja dokumenteerida töötervishoiu ja tööohutuse seaduse (TTOS) nõudeid kuues valdkonnas: juhendamine ja väljaõpe, riskianalüüs, tervisekontrollid, isikukaitsevahendid, ohuolukordade ja tööõnnetuste uurimine ning töökeskkonna kontrollimine.

• Juhendamine ja väljaõpe (§ 13 lg 1 p 13, § 13³): Tarkvara säilitab iga juhendamise ja väljaõppe kuupäeva, sisu ja töötaja kinnituse. Seadus lubab nii registreerimist kui ka töötaja kinnitust kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis (§ 13³ lg 5). Kui töötaja amet või osakond muutub või ta naaseb peatatud töösuhtest, näitab tarkvara, milliseid juhendeid on vaja korrata (§ 13³ lg 3).
• Riskianalüüsi tulemuste tutvustamine (§ 13³ lg 1 p 2, § 13⁴ lg 5): Ametikohapõhised riskianalüüsid saadetakse töötajatele kinnitamiseks.
• Riskianalüüs ja tegevuskava (§ 13 lg 1 p 3, § 13⁴ lg 1–2): Riskianalüüs koostatakse tarkvaras. Tegevuskavas on igal abinõul vastutaja ja tähtaeg. Töökeskkonnaspetsialistil ja ettevõttevälisel teenuseosutajal on ligipääs riskianalüüsile ja tegevuskavale (§ 16 lg 8).
• Kaugtöö (§ 13⁵ lg 1 p 1–2): Kaugtöö riske hinnatakse kaugtöö riskianalüüsi küsimustikuga. Töötaja juhendatakse enne kaugtööle lubamist.
• Ohutusjuhendid (§ 13 lg 1 p 14): Ohutusjuhendid on tarkvaras ja jõuavad töötajateni kinnitamiseks. Ohutusjuhendi saab koostada ka tehisintellekti abil.
• Isikukaitsevahendid (§ 13 lg 1 p 11): Tarkvara peab arvestust väljastatud isikukaitsevahendite üle ja töötaja kinnitab vahendi kättesaamise. Isikukaitsevahendi kasutamise väljaõpe registreeritakse väljaõppena.
• Tervisekontroll (§ 13 lg 1 p 7, § 13¹ lg 6–8): Tarkvara jälgib tervisekontrollide tähtaegu ja töötervishoiuarsti määratud järgmise tervisekontrolli aega. Töötajale saadetakse aja valimise kutse.
• Esmaabiandja ja töökeskkonnavoliniku koolitus (§ 13² lg 1 p 3, § 18¹): Pädevuste all on näha, kellel koolitus on ja millal täienduskoolitus on vaja teha.
• Ohuolukorrad (§ 14 lg 1 p 6, § 15 lg 8): Töötajad saavad ohuolukorrast teatada ka anonüümselt QR-koodiga vormi kaudu. Tarkvaras registreeritakse olukorrad, mis oleksid võinud lõppeda õnnetusjuhtumiga, ja abinõud nende kordumise vältimiseks.
• Tööõnnetused (§ 24 lg 1 ja 3): Tööõnnetus registreeritakse ja uuritakse tarkvaras. Uurimise käigus tehakse juurpõhjusanalüüs, küsitakse seletuskirjad ja määratakse abinõud.
• Töökeskkonna kontroll (§ 13 lg 1 p 1 ja 12): Auditite abil kontrollitakse regulaarselt töötervishoiu ja tööohutuse olukorda ja nõuete täitmist. Leitud puudused lähevad tegevuskavasse.

Tarkvara ei täida neid kohustusi tööandja eest, kohustused ja vastutus jäävad tööandjale. Tarkvara ei ole liidestatud töökeskkonna andmekoguga. Vähemalt 10 töötajaga ettevõte esitab riskianalüüsi andmekogusse ise (§ 13⁴ lg 7). Tööõnnetuse raport esitatakse Tööinspektsioonile andmekogu kaudu või kirjalikult (§ 24 lg 4¹). Osa võimalusi sõltub paketist.

Töötaja kinnitab juhendi või väljaõppe ise. Ta teeb seda kas töötajate iseteenindusportaalis või e-kirjaga saadetud lingi kaudu, kus ta tuvastab end SMS-koodiga. Kuni kinnitus on tegemata, saadab tarkvara töötajale meeldetuletusi. Iga kinnitus säilib tarkvaras, seega allkirjalehti koguma ja hoidma ei pea. Kui töötaja amet või osakond muutub, näitab tarkvara, milliseid juhendeid tal on vaja.

Tarkvara näidikutel on ühel lehel juhendamiste, väljaõppe, vahendite, tervisekontrollide, pädevuste ja tegevuskava seis. Numbrile klõpsates avaneb nimekiri töötajatest, kellel on midagi tegemata.

Tarkvarast saab alla laadida juhendamiste raporti Exceli failina. Raportit saab filtreerida osakondade, ametite, töötajate, juhendite ja kinnituse staatuse kaupa. Tööinspektsioonil endal tarkvarale ligipääsu ei ole, seega edastab tööandja raporti neile.

Riskianalüüsi lõpetamisel tekivad tarkvaras ametikohapõhised riskianalüüsid. Need saab töötajatele kinnitamiseks saata nagu juhendi, nii on tutvustamine dokumenteeritud. Riskianalüüsi meetmed lähevad tegevuskavasse koos vastutaja ja tähtajaga. Tegevuskavas on koos ka auditite ja vahejuhtumite tegevused. Kaugtööd tegevale töötajale saab saata valmis kaugtöö riskianalüüsi küsimustiku.

Tarkvara näitab, kelle tervisekontroll on tulemas. Töötajale saadetakse aja valimise kutse ja enne määratud aega meeldetuletus. Arsti otsus hoitakse töötaja profiilil. Esmed Töötervishoiuga on otseliidestus: vabad ajad tulevad tarkvarasse, broneering läheb Esmedisse ja arsti otsus jõuab automaatselt tagasi. Teiste teenuseosutajate otsused sisestatakse käsitsi või imporditakse Exceli failist.

Tarkvaras on näha, millise vahendi kes ja millal sai. Töötaja kinnitab vahendi kättesaamise ise. Arvestust saab pidada ka muude vahendite üle, näiteks kiipkaartide, telefonide ja arvutite kohta. Töötaja saab vahendeid tellida iseteenindusportaalist.

Vahejuhtumi registreerib tarkvaras kasutaja. Töötaja saab ohuolukorrast või vahejuhtumist teatada ka anonüümselt QR-koodiga vormi kaudu. Uurimise käigus saab teha juurpõhjusanalüüsi, küsida asjaosalistelt seletuskirju ja lisada juhtumile tegevusi koos vastutajate ja tähtaegadega. Sama töövoog sobib nii ohutusalaste kõrvalekallete kui ka tööõnnetuste jaoks.

Kui tarkvara on liidestatud personalitarkvaraga (BambooHR, Directo, Persona, Columbus, StaffLogic või Wemply), tulevad uue töötaja andmed tarkvarasse ise. Tema ametikohale määratud juhendite ja vahendite kinnitamiseks saatmine võtab paar minutit. Ilma liidestuseta, töötaja andmeid käsitsi sisestades, kulub kokku umbes 10 minutit.

Ei pea. Töötajate iseteenindusportaali konto on vabatahtlik. Ilma kontota saab töötaja e-kirja lingi kaudu juhendi kinnitada, tervisekontrolli aja broneerida ja kaugtöö riskianalüüsi täita.

Jah. Tarkvara on kasutatav kaheksas keeles: eesti, inglise, soome, läti, leedu, poola, vene ja rootsi. Juhendeid ja muud töötajale saadetavat sisu saab kuvada keeles, mida töötaja mõistab.

Töökeskkonnaspetsialisti pakettides (PROVITS Basic, Growth ja Advanced) on kõik tarkvara võimalused. Dokumendinäidistega pakettides sõltuvad need paketist:

• BasicPRO: juhendamine ja väljaõpe, vahendite väljastamine, riskianalüüsid, tervisekontrollid, dokumentide hoiustamine ja koolitusturg.
• GrowthPRO: lisaks vahejuhtumid, auditid, näidikud, pädevused ja personalitarkvara liidestus.
• AdvancedPRO: lisaks ettevõtte kontoga sisselogimine (SSO), kursuste loomine ja ohutuskliima uuring.

• Dokumendinäidistega pakett: aastamaksega alates 149 €/kuu, kuumaksega alates 191 €/kuu. Hinnas on kuni 25, 50 või 100 töötajat, iga lisatöötaja lisab kuutasule 0,84 €.
• Töökeskkonnaspetsialisti teenus koos tarkvaraga: alates 299 €/kuu, aastamaksega soodsamalt.
• Töökeskkonnaspetsialisti teenus ilma tarkvarata: alates 175 €/kuu.

Tehisintellekti funktsioonide (nt ohutusjuhendi koostamine) kasutus on tasuline kasutuse järgi. AdvancedPRO paketis sisaldub see hinnas piiratud mahus. Hinnad ei sisalda käibemaksu. Pakettide täpsed hinnad on ProVITS lehel.

Spetsialisti aeg sõltub paketist:

• PROVITS Basic: kuni 24 tundi aastas, keskmiselt 2 tundi kuus;
• PROVITS Growth: kuni 48 tundi aastas;
• PROVITS Advanced: kuni 96 tundi aastas.

Pakettide tarkvara on sama ja täisfunktsionaalsusega. Paketid on mõeldud kuni 250 töötajaga ettevõtetele, suuremale ettevõttele teeb ProOhutus eraldi pakkumise.

Leping sõlmitakse ProOhutus OÜ-ga, kes ka arveldab. Tarkvara kasutamiseks nõustub ettevõte ka VITS-i kasutus- ja andmetöötlustingimustega, mis moodustavad eraldi lepingu tarkvara arendaja VITS solutions Eesti OÜ-ga.

Kelle poole pöörduda, sõltub paketist:

• Töökeskkonnaspetsialisti paketis: tarkvara kasutamise küsimustes aitab esmalt ProOhutus.
• Dokumendinäidistega paketis: kasutajatuge annab tarkvara klienditugi tarkvara vestlusaknas.

Uute kasutajate õpetamine ei kuulu kasutajatoe hulka ja on tasuline.

Leping on tähtajatu, kui tellimuses või pakkumises ei ole märgitud teisiti. Lepingu saab üles öelda, teatades sellest ProOhutusele e-posti teel vähemalt 1 kuu ette. Leping lõpeb kalendrikuu viimasel päeval. Kui ettevõte tarkvara kasutamist ei jätka, saab ta oma andmed kätte.