Millal, miks ja kuidas uuendada riskianalüüsi?
Riskianalüüsi uuendamine ei ole pelgalt kohustus, vaid tööohutuse juhtimise keskne osa. Hästi koostatud ja regulaarselt uuendatud riskianalüüs aitab ennetada tööõnnetusi, vähendada terviseriske, hoida kokku kulusid ning tagada, et ettevõte vastab töötervishoiu ja tööohutuse seaduse (TTOS) nõuetele.
Selles artiklis käsitleme põhjalikult, millal tuleb riskianalüüsi uuendada, millised TTOS-i sätted seda nõuavad, miks ei tohi vana riskianalüüsi üle kirjutada, millal on mõistlik tellida täiesti uus riskianalüüs ning miks on Exceli-põhine lahendus Wordi failist oluliselt tõhusam.
1. Miks on riskianalüüsi uuendamine ettevõtte jaoks kriitiline
Riskianalüüs ei ole staatiline dokument, vaid pidevalt arenev tööriist. Töötingimused muutuvad, tehnoloogia areneb, töötajad vahetuvad ja ettevõtte tegevus laieneb. Kui riskianalüüsi uuendamine jääb õigel ajal tegemata, tekib olukord, kus dokument ei kajasta enam tegelikke riske ning ei toeta tööohutuse juhtimist.
Riskianalüüsi uuendamine aitab
• hoida töökeskkonna juhtimise süsteemi ajakohasena
• ennetada tööõnnetusi ja kutsehaigusi
• tagada vastavuse TTOS-i nõuetele
• vähendada töökatkestusi ja kahjusid
• tõsta töötajate turvatunnet
• luua selge ülevaade riskide muutumisest ajas
Aegunud riskianalüüs ei ole tööriist, vaid formaalsus, mis ei täida oma eesmärki.
2. Millal tuleb riskianalüüsi uuendada: TTOS-i nõuded
Töötervishoiu ja tööohutuse seadus sätestab selgelt olukorrad, kus tööandjal on riskianalüüsi uuendamine kohustuslik. Need ei ole soovitused, vaid kohustused. Tööandja peab korraldama töökeskkonna riskianalüüsi ja seda vajaduse korral uuendama.
Riskianalüüsi tuleb uuendada töötingimuste muutumisel, sealhulgas
• uute töövahendite kasutuselevõtt
• uute kemikaalide kasutamine
• tööprotsessi muutmine
• töökoha ümberkorraldamine
• tehnoloogilised muudatused
Riskianalüüsi tuleb uuendada ka siis, kui
• on toimunud tööõnnetus
• ilmneb kutsehaiguse kahtlus
• töötervishoiuarst annab soovitusi
• avastatakse uusi ohutegureid
Riskianalüüsi on mõistlik regulaarselt üle vaadata ka siis, kui töötingimused ei ole muutunud. Tegelikult peaks töökeskkonna riskianalüüs olema tööriist ohutuse juhtimiseks, mitte dokument riiulis.
3. Miks ei tohi vana riskianalüüsi üle kirjutada
Üks levinumaid vigu ettevõtetes on vana riskianalüüsi üle kirjutamine. See tundub mugav, kuid on nii õiguslikult kui ka sisuliselt vale.
3.1. Riskianalüüs on ajalugu, mitte ainult hetkeseis
Riskianalüüs peab kajastama riskide muutumist ajas. Kui vana versioon üle kirjutada, kaob kogu ajalugu
• millised riskid olid varem
• kuidas need muutusid
• milliseid meetmeid rakendati
• millal muudatused tehti
See info on oluline nii tööandjale, järelevalvele kui ka töötajatele.
3.2. TTOS nõuab dokumentide säilitamist
Riskianalüüsi varasemad versioonid tuleb säilitada 55 aastat nende koostamisest. See nõue on seotud kutsehaiguste pika väljakujunemise perioodiga. Vana dokumendi kustutamine või ülekirjutamine rikub seadust.
3.3. Järelevalve vajab versiooniajalugu
Tööinspektsioon kontrollib sageli
• millal riskianalüüsi uuendati
• mis muutus
• miks muudeti
• kuidas muudatused dokumenteeriti
Ilma varasemate versioonideta ei ole võimalik tõendada, et riskianalüüsi on regulaarselt uuendatud.
3.4. Versioonihaldus tagab selguse
Uus versioon peab sisaldama
• versiooninumbrit
• kuupäeva
• muudatuste kirjeldust
• ajakohastatud riskitabelit
See tagab läbipaistvuse ja süsteemsuse.
4. Millal on mõistlik tellida uus riskianalüüs, mitte vana parandada
Paljud ettevõtted tellivad riskianalüüsi sisse. Professionaalne töökeskkonnaspetsialist näeb riske, mida ettevõtte sees ei pruugita märgata. Kuid sageli tekib küsimus: kas tellida vana riskianalüüsi uuendus või täiesti uus dokument?
4.1. Uus riskianalüüs on mõistlik, kui
• vana dokument on aegunud
• riskianalüüs ei vasta TTOS-i nõuetele
• ettevõte on oluliselt muutunud
• tööprotsessid on ümber korraldatud
• töövahendid on välja vahetatud
• ettevõte on kolinud uude hoonesse
• riskianalüüs on tehtud Wordis ja seda on raske kasutada tööriistana
• vana dokument on nii segane, et selle parandamine oleks ajamahukas
Sageli on uue riskianalüüsi koostamine kiirem ja odavam, sest
• spetsialist ei pea vana dokumenti lahti harutama
• saab alustada puhtalt lehelt
• saab kasutada Exceli-põhist lahendust
• saab luua selge ja loogilise struktuuri
4.2. Millal piisab vana riskianalüüsi uuendamisest
Uuendamine on mõistlik, kui
• riskianalüüs on tehtud kvaliteetselt
• dokument on Excelis ja hästi struktureeritud
• ettevõttes on toimunud vaid väikesed muudatused
• riskid on üldjoontes samad
5. Miks Exceli versioon on Wordi failist oluliselt efektiivsem
Wordi-põhised riskianalüüsid on Eestis endiselt levinud, kuid nende funktsionaalsus on piiratud. Exceli-põhine riskianalüüs on tänapäeval standard, sest see on paindlik, kasutajasõbralik ja võimaldab andmeid kiiresti töödelda.
5.1. Excel võimaldab filtreerida
Excelis saab filtreerida
• ohuteguri järgi
• osakonna järgi
• töökoha järgi
• riskitaseme järgi
• meetmete järgi
• vastutaja järgi
• tähtaegade järgi
Wordis filtreerimine puudub. Vaid tuleb kasutada otsingufunktsiooni või siis skrollida ja leida õige koht üles. Eriti tülikas on see mahukate (mõnikord 100+ lehekülge) riskianalüüside korral.
5.2. Uute ridade lisamine on lihtne
Excelis saab hõlpsalt lisada
• uusi töökohti
• uusi ohutegureid
• uusi meetmeid
• uusi riskitasemeid
Wordis muutub dokument kiiresti kaootiliseks.
5.3. Excel toetab versioonihaldust
Excelis saab
• luua eraldi töölehti versioonide jaoks
• lisada muudatuste logi
• kasutada värvikoodide süsteemi
• jälgida riskide muutumist ajas
Wordis on versioonihaldus ebamugav.
5.4. Excel sobib riskide hindamiseks
Excel võimaldab
• automaatseid valemeid
• valikmenüüde koostamist
• riskitaseme automaatset arvutamist
• värvikoodide kasutamist
• dünaamilisi tabeleid
Wordis tuleb kõik käsitsi arvutada, korduvad teemad tuleb teha copy-paste meetodil ja seetõttu ka palju koostatud riskianalüüsid näevad välja samasugused.
5.5. Excel on praktiline tööriist töökeskkonnaspetsialistile
Exceli-põhine riskianalüüs on
• lihtne uuendada
• lihtne jagada
• lihtne analüüsida
• lihtne eksportida
Wordi dokument on pigem staatiline tekst, mitte tööriist.
6. Kuidas riskianalüüsi uuendamine praktikas välja näeb
Riskianalüüsi uuendamine on süsteemne protsess, mis hõlmab mitut etappi.
6.1. Ettevalmistus
• kogutakse info muudatuste kohta
• analüüsitakse tööõnnetusi ja vahejuhtumeid
• vaadatakse üle töötervishoiuarsti soovitused
• hinnatakse riskide muutumist
6.2. Töökohtade ülevaatus
• käiakse läbi tööalad
• kaardistatakse ohutegureid
• räägitakse töötajatega
• dokumenteeritakse tähelepanekud
6.3. Riskide hindamine
• määratakse riskitasemed
• hinnatakse tõenäosust ja tagajärgi
• leitakse riskide vähendamise meetmed
6.4. Meetmete planeerimine
• määratakse vastutajad
• määratakse tähtajad
• hinnatakse kulusid
• planeeritakse järelevalve
6.5. Uue versiooni koostamine
• lisatakse versiooninumber
• lisatakse kuupäev
• kirjeldatakse muudatusi
• uuendatakse riskitabel
6.6. Vana versiooni arhiveerimine
• arhiveeritakse vana dokument
• säilitatakse 55 aastat koostamisest
• märgitakse arhiveerimise kuupäev
7. Riskianalüüsi uuendamine kui osa tööohutuse kultuurist
Riskianalüüsi uuendamine ei ole ainult seaduse täitmine. See on osa ettevõtte kultuurist. Organisatsioonid, kus riskianalüüsi võetakse tõsiselt, on
• turvalisemad
• efektiivsemad
• töötajate poolt rohkem hinnatud
• vähem tööõnnetustega seotud
• parema mainega
Tööohutus ei ole kulu, vaid investeering.
Kokkuvõte
Riskianalüüsi uuendamine on ettevõtte turvalisuse ja tööohutuse alus. TTOS sätestab selged nõuded, millal riskianalüüsi tuleb uuendada, ning vana versiooni üle kirjutamine ei ole lubatud. Exceli-põhine riskianalüüs on tänapäeval kõige tõhusam lahendus, mis toetab nii riskide hindamist kui ka versioonihaldust.
Kui ettevõte tellib riskianalüüsi sisse, tasub kaaluda, kas vana dokumenti uuendada või tellida täiesti uus versioon. Sageli on uus riskianalüüs kiirem, selgem ja kuluefektiivsem lahendus.
Artikli autor: Siim Ansberg
