Kuidas viia 5S ellu 90 päevaga?

28/01/2026

Tervikliku praktilise juhendi etapid

5S ei ole pelgalt koristamiskampaania, vaid distsipliinist, standarditest ja nähtavusest koosnev töökorralduse süsteem, mis aitab luua turvalise, tõhusa ja stabiilse keskkonna nii näiteks tehases kui ka kontoris.

Mis on 5S ja miks see on oluline?

5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke – Sorteeri, Säti, Puhasta, Standardiseeri, Säilita) on Lean‑mõtlemise alusmehhanism, mis vähendab raiskamist, tõstab kvaliteeti ja ohutust ning loob ühtse visuaalse keele. Hea 5S tähendab, et:

töövahendite, materjalide ja infosiltide asukoht on üheselt arusaadav;
ohud on nähtavad ja nendest on selgelt hoiatatud;
hälbed paistavad kohe silma – kui miski on vales kohas, on see kõigile selge;
standardid on lihtsad, korduvad ja õpitavad.

Visuaalsete juhiste eesmärk on anda tüüpjuhised põranda, töövahendite ja tavapärase varustuse märgistuseks ning reguleerida ka muudatuste perioodil kasutatavad tähistused.

Põrandamärgistus – turvaline liikumine ja selge logistika

Värvikoodid, mis loovad ühise arusaama ei ole lihtsalt „esteetilised valikud“, vaid ohutuse, kvaliteedi ja voogude nähtavaks tegemise keel. Näide tööstuse põhjal:

MUST‑KOLLANE – alad, mis peavad jääma vabaks töö- või ohutuseesmärgil; samuti potentsiaalse ohu (nt aste) hoiatus.
ROHELINE – valmistooted ja väljaminevad kaubad.
SININE – sissetulevad materjalid.
VALGE – töövahendid (käsitööriistad, tööriistariiulid, vormid, seadmed, roklad, jäätmekonteinerid jms).
PUNANE‑VALGE – alad, mis peavad jääma vabaks tuleohutuse või seadusnõuete tõttu (Eestis praktikas PUNANE).
KOLLANE – käigurajad
PUNANE – praagi, defektide, ümbertegemisele kuuluvate toodete ja punase sildi ala.
ORANŽ – kvaliteedikontrolli ala ja katsetusjärgus materjalid.
SININE‑VALGE – Pull‑materjalivoo läbivooluala; segaladu
MUST‑VALGE – tühjade kastide ala Pull‑voos (nii väljaminev kui sissetulev).
ESD‑ala – märgistatakse vastava ESD‑sümboliga (elektrostatilise kaitse tsoon).

Praktiline soovitus: vali minimaalne toimiv tähistus. Normaaltingimustes kasutatakse külg‑külje kõrval ainult üht-kaht joont (nt käigurada + üks funktsionaalne ala), et visuaalne pilt ei muutuks „liiklusmärgi metsaks“.

Kontorites üldjuhul põrandamärgistust ei kasutata.

Kuidas märgistust hoida „elus“?

Auditite käigus kontrolli, et jooned on terved, nähtavad, õigete värvidega ja loogika pole muutunud.
Muudatuste korral (layout, voogude ümbertõstmine) kaardista vood ja uuenda tähistus kohe – ära lükka „hilisemaks“.
Töötaja tagasiside: kui miski jääb segaseks, on probleem standardis, mitte inimeses.

Tööpiirkondade ja töövahendite märgistamine – „üks pilk ja tead, kus mis on“

5S toimib, kui töövahendi õige asukoht on ilmne ja „kodukord“ on üheselt loetav. Näiteks valgeid ribakujulised sildid musta SUURTÄHE tekstiga, märgitakse nii tööpiirkonnad kui ka töövahendite pesad. Siltide juures kasutatakse viitavaid koode/numbriridu (töökoha nr, piirkonna kood, tööriistade loendi viide).

Töövahendite loend lamineeritakse/kiletatakse ja paigutatakse hästi nähtavale (tööriistakapp, töökoht).

Kontoris on töövahendite nimekiri vabatahtlik, kuid hästi organiseeritud dokumendialad ja sildistatud riiulid parandavad töökiirust ka büroos.

Miks SUURTÄHTEDES? Visuaalne kontrast musta teksti ja valge tausta vahel + ühtlane suur font tagab kiire loetavuse ka kaugemalt ja vähese valguse korral.

Dokumentide ja näidiste süsteem: köitjad, kaustad, näidisekarbid, arhiiv

Köitjate/kaustade märgistus

Rõngasmehhanismiga kiirköitjad ja kangmehhanismiga kaustad saavad märgised seljale. Sildil on ettevõtte nimi, Osakond (nt Kvaliteet, Koostamine) ja Sisu (Joonised, Juhendid jne). Sildi värv viitab arhiiveerimise pikkusele – aasta lõpuni, mil dokumente tuleb säilitada (kontrolli tähtaegu seadusandlusest, kohalikest juhistest ja kokkulepetest).

Näidiste säilitamine

Kõik näidised (kvaliteet/ost/tootmine) hoitakse näidisekarpides, mis on standardiseeritud etiketiga märgistatud. Suured näidised, mida karpi ei mahu, märgistatakse sama kleebisega ja paigutatakse sobivalt.

Arhiiv – riiulid ja kapid

Arhiiviruumide kapid ja riiulid saavad valge ribasildi dokumendi/näidiste tüübi ja vastutava isiku nimega. Kõigil kaustadel ja näidisekarpidel peavad olema standardsed etiketid, et tagastus ja ülesleidmine oleks kiirem.

5S‑infotahvel – läbipaistvuse ja rütmi süda

Igal 5S piirkonnal on infotahvel, mille miinimumnõuded on

piirkonna nimi;

asukoha skeem (layout);
eelmiste 5S‑auditite tulemused;
tööohutuse nimekiri (tootmises/laos kohustuslik, kontoris soovituslik).

Tahvli või selle läheduses peab olema 5S skeem, töörühma liikmete loend, 5S tulemuste graafik, jäätmekaart, evakuatsiooniplaan koos avariiväljapääsude ja kogunemiskohtadega. Lisainfo võib erineda kohapõhiselt.

Praktiline võte: hoia tahvel aktiivse juhtimise tööriistana, mitte „kuldraamis muuseumina“. Värskenda andmeid igal nädalal, näita trendi (nt auditipunktid), ning seo tahvli arutelu päeva- või nädalarutiiniga (stand‑up).

„Piirkond, kus teostatakse muudatusi“ – kuidas standardit ajutiselt peatada?

Isegi parima 5S distsipliini juures on muudatused vältimatud (layouti ümbertegemised, uued seadmed). Et hinnang ei moonduks, märgitakse sellised alad selgelt eriilmelise sildiga, kuhu lisatakse info muudatuse kestuse kohta. Need alad jäetakse ajutiselt audititest välja, kuid naasevad 5S‑süsteemi hiljemalt kahe nädala jooksul pärast muudatuse lõppu.

See väldib „püsiva erandi“ sündi: muudatus on ajutine projekt, mitte uus normaalsus ilma standardita.

Kalibreerimine – kvaliteedi nähtamatu vundament

Kõik mõõteseadmed peavad olema kalibreeritud ja märgistatud vastava värvilise kleebisega, kus värv viitab aastale ja number kuule, mille lõpuni kalibreerimine kehtib (võib kasutada ka kalibreerimisettevõtte enda märgistust). Kõik mõõteseadmed tuleb kanda kalibreerimise andmebaasi.

Mõju 5S‑ile: kalibreerimata vahend = standardi rikkumine. Kui mõõtevahend ei ole korras, muutub „S“ nagu Standardiseerimine tühjaks kestaks – visuaalsed piirded ja sildid ei kompenseeri valesid mõõte.

5S ja ohutus: kuidas värvid, sildid ja tahvlid vähendavad õnnetusi

Visuaalne juhtimine on ohutuse liitlane. Nähtavad käigurajad, tuleohutuse vabad tsoonid, ESD‑alad, praagi ja kvaliteedikontrolli tsoonid – kõik see loob ruumilise „GPS‑i“, mis vähendab libastumisi, valel liinil liikumist ja vale materjali sattumist protsessi. MUST‑KOLLANE ja PUNANE/PUNANE‑VALGE on siin elulise tähtsusega.

Punase sildi ala (PUNANE) on ühtaegu kvaliteedi ja ohutuse tööriist: defekt, kõrvalekalle või kahtlane detail ei rända voogu edasi, vaid on füüsiliselt eraldatud. See peatab vea leviku ja soodustab juurpõhjuse analüüsi.

Kuidas 5S‑i skaleerida kontorisse?

Kuigi kontorites ei kasutata normtingimustes põrandamärgistust, sobivad siltide standardid, dokumendi‑ ja arhiivikorraldus ning infotahvli loogika väga hästi ka büroosse: ühtne failinimetus, riiulisiltide süsteem, „kuidas kaustad rändavad“ reeglid.

Kontori 5S kiirvõit: kirjalikult kokkulepitud arhiiveerimistähtajad (värvikoodiga köitjasildid) + „ühe pilguga leitav“ infotahvel/SharePointi alusleht, kus on protsessikaardid, koosolekumallid, otsuste logi ja evakuatsiooniplaan.

Auditeerimine: kuidas mõõta ja hoida 5S‑i „toonuses“

5S ei ole „teeme ära ja unustame“, vaid käitumuslik harjumus, mida hoiab rütm ja mõõtmine. Nõudeks võib olla, et iga 5S piirkond kuvaks tahvlil eelmiste 5S‑auditite tulemused – see loob läbipaistvuse ja võrdlusmomendi (trendid, parendused).

Hea audit:

on lühike ja konkreetne (10–20 min ala kohta);
kontrollib kriitilist: puhtus, sildistus, piirid, ohutus, kõrvalekallete käsitlus;
lõpeb kahe‑kolme parendusteoga, millel on omanik ja tähtaeg;
toob tulemused tahvlile – nähtavus motiveerib.

Kuidas 5S ellu viia: 90 päeva tegevuskava

0–30 päeva: alused

Kick‑off: juhtkonna toetus, eesmärk „miks“;
Pilootpiirkond: vali 1 tootmisala ja 1 tugiala;
Standardi karmistamine: põrandavärvikoodid, siltide šabloon, tahvli sisu – „üks tõde“;
Infotahvlid püsti ja algandmed (layout, 5S skeem, meeskond).

31–60 päeva: nähtavus ja distsipliin

Põrandamärgistus piloodis: ridade korrigeerimine, Pull‑alad, ESD‑tsoonid;
Tööriistade kodud: valged ribasildid + lamineeritud loend;
Näidiste ja dokumentide sildid: köitjate värvikoodid, näidisekarbid;
Esimesed auditid ja kiirparendused.

61–90 päeva: laiendamine ja kinnistamine

Muudatusala reegel: iga layout‑projekt märgitakse ajutise sildiga ja tuuakse 5S‑i tagasi ≤ 2 nädalat pärast valmimist;
Kalibreerimisandmebaas ülevaatus, kleebiste ühtlustamine;
Koolitused (15 min „stand‑down“ iga vahetus): värvikoodid, punase sildi loogika, ESD reeglid;
Laienemine järgmistele aladele.

Levinumad komistuskohad ja lahendused

„Liiga palju jooni põrandal“
Lahendus: minimaalne töötav märgistus (käigurada + üks lisafunktsioon); auditiga eemalda dubleerivad jooned.
Sildid kaovad/lagunevad
Lahendus: lamineerimine, standardne formaat ja kinnitus; tööriistakapi uksele ka „pildisilt“.
Arhiiv seguneb
Lahendus: värvikood arhiiviperioodidele, riiulisildid vastutajaga, vana kustub, uus kordub.
Muudatusala jääb „igaveseks“
Lahendus: kohustus tagasi auditisse ≤ 2 nädalat; tahvlil „muudatused töös“ loend ja tähtaeg.
Kalibreerimata mõõtevahendid
Lahendus: kvartaalne andmebaasi „tervikuskontroll“, värvikleebis + kuu number, võõras märgistus → asenda.

KKK – lühivastused 5S visuaalsetele küsimustele

Kas tohin kontoris põrandat tähistada?
Reeglina ei – kontoris põrandamärgistust normaaltingimustel ei kasutata; kasuta riiuli‑ ja kaustasildistust ning infotahvlit.

Kuidas märgin tühjade kastide ala Pull‑voos?
MUST‑VALGE – nii väljaminev kui sissetulev tühjade kastide tsoon.

Kuhu panna praak ja kahtlased detailid?
PUNANE ala – praak, defektid, ümbertegemisele suunatu, punase sildi tsoon.

Kuidas tähistada kvaliteedikontrolli tsooni?
ORANŽ – QC ja katsetusjärgus materjalid.

Kas ESD alal pean ka põranda värvima?
Vajalik on ala selge märgistus ESD sümboliga ja reeglite nähtavus; põrandavärv võib olla toetav, kuid võtmeroll on sildil/sümbolil.

Mis peab kindlasti olema 5S tahvlil?
Piirkonna nimi, layout, auditite tulemused, tööohutuse nimekiri; lisaks 5S skeem, meeskond, tulemuste graafik, jäätmekaart, evakuatsiooniplaan.

Kaua võib ala olla „muudatustes“?
Jäta auditist välja ainult muudatuse perioodiks; naase hiljemalt 2 nädala jooksul pärast valmimist.

Kuidas kalibreerimist märgin?
Värviline kleebis (värv=aasta; number=kuu, mil kehtivus lõpeb) või kalibreerija kleebis; kõik seadmed kalibreerimise andmebaasis.

Juhtimispõhimõtted, mis hoiavad 5S elujõulisena

Standardi visuaalne lihtsus: ära kujunda üle; üks šabloon sildile, üks kood värvile.
Rituaalid: päevane 5 min. ala külastus + nädalane 15 min, audit – rütm loob harjumuse.
Avatus: tahvlid pidevas kasutuses; tulemused ja eesmärgid on nähtavad.
Väikesed võidud: iga audit toob 2–3 parandust; ära oota nn.suurt projekti.
Koolita, ära manitse: selgita „miks“, näita enne‑pärast pilte, kasuta paaris‑mentorlust.
Integreeri teistesse süsteemidesse: ohutusnimekirjad, evakuatsioon, kalibreerimine – kõik on ühendatud 5S tahvliga.

VAJAD KONSULTATSIOONI?

Kokkuvõte – 5S kui nähtav, korratav ja inimkeskne süsteem

5S ja visuaalne juhtimine on organisatsioonikultuuri ühisnimetaja: korrastatud põrandad ja riiulid, ühtne sildikeel, tööriistade „kodud“, nähtavad käigurajad ja ohutsoonid, elavad infotahvlid, ajutiste muudatuste selge märgistus ning kalibreeritud mõõtevahendid. Visuaalsed juhised annavad konkreetsed, kordatavad ja auditeeritavad standardid, mille järgi igaüks –nt. juhist operaatorini – mõistab, kus miski asub, kuidas liigutakse ja kuidas hälbeid käsitletakse.

Kui 5S‑i hoitakse lihtsana, nähtavana ja järjekindlana, on:

vähem otsingut ja liikumisraiskamist,
vähem ohte ja vigu,
kiirem sisseelamine uutele töötajatele,
parem kvaliteet ja stabiilne läbilaskevõime.

Järgmised sammud:

Pane tahvlile piirkonna nimi, layout, viimane audit ja ohutusnimekiri.
Märgi käigurajad kollasega, vabad ohutsoonid punase/punane‑valgega, Pull‑alad sinine‑valgega, ESD‑tsoonid vastava sümboliga.
Sildista tööriistapesad ja riiulid valge ribasildiga; lamineeri töövahendite loend.
Järgi muudatusala reeglit ja too ala ≤ 2 nädala pärast tagasi auditisse.
Kontrolli kalibreerimise märgistusi ja andmebaasi terviklust.

Artikli autor: Evelin Org